ヘルプセンター受領メール画面の使い方
受領メール画面は、顧問先とのメールを Nextax に取り込んで、顧問先ごとに整理・管理する事務所メンバー向けの画面です。取り込んだメールはタスクや資料依頼に紐付けたり、AI が作った下書きをもとに返信したりできます。
1. この画面でできること
顧問先とのメールを1か所に集約し、チームで共有しながら業務につなげる画面です。主にできることは次のとおりです。
- 顧問先ごとにメールのスレッド（やり取りの流れ）を整理して閲覧する
- メールをタスクや資料依頼に紐付けて、業務の文脈とつなげる
- AI が生成した下書きをもとに、その場で返信を送る
- スレッドに要対応マークを付けたり、内部メモ（コメント）を残す
この画面は事務所メンバー専用です。顧問先（クライアント）ユーザーはアクセスできません。
2. メールの取り込み方式
メールを Nextax に取り込む方法はいくつかあり、事務所の設定画面（メール取り込み）で選びます。方式によって画面の見え方が少し変わります。
CC方式（専用アドレスを CC する・既定）
顧問先ごとに発行される専用アドレスを、顧問先とやり取りするメールの CC（または BCC）に加える方式です。専用アドレスはクライアント詳細の「メール連携」タブで確認・コピーでき、会社作成時に発行され変更できません。CC されたメールは自動的にその顧問先のスレッドへ蓄積されます。
Gmail 連携
事務所が Gmail 連携を有効化していると、各メンバーが自分の Gmail をアカウント設定から連携できます。連携すると受信箱のメールを自動判定して取り込み、返信も連携した Gmail アドレスから送れます。顧問先に一致したメールは本文まで取り込み、一致しないメールは件名・差出人などだけを「未分類」として保存します（本文は取り込みません）。
転送方式（Google Workspace）
Google Workspace を使っている事務所向けの方式で、受け皿アドレスへ全メールを自動転送して取り込みます。設定には管理者による事前準備が必要です。
これらの方式は同時にすべて使えるわけではなく、組み合わせに制約があります（例: 転送方式が有効な間は Gmail 連携に切り替えられません）。切り替えは事務所の設定画面から行います。CC方式のみの事務所には「同期」ボタンは表示されません（受信すると自動で取り込まれるため）。
3. 画面の見方
左にスレッド一覧、右に選んだスレッドの詳細が表示される2ペイン構成です（画面が狭いときは片方ずつ表示）。
- タブ —
クライアント別（顧問先ごとにまとまったアコーディオン）と未分類（どの顧問先か判別できなかったメール）の2つ。 - 検索・フィルタ — 「メールを検索...」での検索に加え、
未読のみ・添付ありで絞り込めます。 - 未読・要対応 — 未読は青ドットと太字で表示され、要対応マークを付けたスレッドとともに一覧の上部に優先表示されます。
- スレッド詳細 — 件名・顧問先名・AI要約に続いて、メッセージがチャット形式（受信は左・送信は右）で並び、下部に添付ファイル一覧と「AIでメールドラフトを作成」バーがあります。
メールは、画面に表示されてしばらくすると自動的に既読になります。
4. スレッドの分類と「未分類」
メールは基本的に顧問先ごとに自動で振り分けられます。振り分けられなかったものが「未分類」タブに入ります。
未分類のメールは、右ペインまたは一覧の「⋮」メニューから クライアントに紐付け で手動で顧問先に分類できます。分類時に、送信元ドメインを登録すると今後同じ相手のメールが自動で振り分けられるようになります（gmail など共有ドメインの場合は、ドメインではなく個別アドレスで登録します）。
「未分類」には2つの意味があります。ひとつは専用アドレスやドメインが未登録でどの顧問先か分からないメール、もうひとつは Gmail の預かりメールボックスで取引先が未登録のメールです。後者は未分類タブ内で、事務所と預かりメールボックスの「人格」を切り替えて確認します。
5. タスク・資料依頼への紐付け
- タスクに紐付け — スレッドヘッダーの
タスク紐付けから、タスクを検索して紐付けます。紐付け後は該当タスクへのリンクが表示され、いつでも解除できます。 - 資料依頼に紐付け — スレッド下部の「スレッドの添付ファイル」で、各添付の
割当ボタンから資料依頼を選ぶと、その添付ファイルを資料依頼に取り込めます。
6. AI下書きで返信する
スレッド詳細の最下部にある AIでメールドラフトを作成 から、返信の下書きを AI に作らせて送信できます。
- バーを開くと、そのスレッドで推奨されるアクションのボタンが表示されます。適したものを選ぶか、「その他（自由入力）」でやりたいことを自分で指定します。
- AI が下書きを生成します。生成された本文はそのまま編集できます。
- 必要なら
全員に返信を切り替えます（宛先プレビューが表示されます）。自分の専用アドレスは宛先から自動で除外されます。 送信を押して送信します（Cmd/Ctrl+Enter でも送信できます）。OS のメーラーで送りたい場合は「メーラーで開く」を使います。
送信に失敗しても、下書きはブラウザに退避され、次に開いたときに復元できます。Gmail の預かりメールボックス由来のスレッドでは、送信元が「{メールアドレス}（預かりメール）」と固定表示され、誤送信防止のため送信元は選べません。
7. ロール別にできること
受領メール画面は事務所メンバーが利用でき、顧問先ユーザーはアクセスできません。事務所内では次のような差があります。
| 操作 | オーナー / マネジャー | スタッフ |
|---|---|---|
| メールの閲覧・返信・紐付け | 可能 | 担当する顧問先の範囲で可能 |
| AI要約の一括生成 | 可能 | 不可（個別の要約は利用可） |
| 取り込み方式・連携の設定変更 | 可能 | 不可 |
どの顧問先のメールが見えるかは、その顧問先に担当としてアサインされているかで決まります。見えないメールがある場合は、顧問先への担当アサインを確認してください。
8. よくある質問
Q: メールが取り込まれません。
取り込み方式ごとに準備が必要です。CC方式なら顧問先の専用アドレスをメールの CC/BCC に入れているか、Gmail 連携ならアカウント設定で自分の Gmail を連携しているか、転送方式なら管理者の転送設定が済んでいるかを確認してください。事務所が Gmail 連携を有効化していてもご自身が未連携だと取り込まれません。
Q: メールの本文が表示されません。
Gmail 連携で、顧問先に一致しなかったメールは件名・差出人などだけを保存し、本文は取り込みません。その送信元の顧問先（またはドメイン）を登録すると、次回の同期から本文が取り込まれるようになります。故障ではありません。
Q: 同期ボタンが見当たりません。
CC方式のみの事務所では、メールは受信と同時に自動で取り込まれるため「同期」ボタンはありません。手動同期があるのは Gmail 連携・転送方式などの場合です。
Q: 返信の宛先が思っていたのと違います。
「全員に返信」をオンにすると、元メールの宛先・CC が対象になりますが、自分の専用アドレスは自動的に除外されます。送信前に宛先プレビューを必ず確認してください。
Q: 別のアドレスから返信したいのですが選べません。
Gmail の預かりメールボックス由来のスレッドでは、名義の取り違えを防ぐため送信元は固定表示のみで選択できません。通常のスレッドでは、連携した自分の Gmail アドレスから返信されます。
Q: 同僚には見えているメールが自分には見えません。
どの顧問先のメールが見えるかは、その顧問先への担当アサインで決まります。担当にアサインされていない顧問先のメールは表示されません。オーナー・マネジャーにアサインを依頼してください。
Q: 「未分類」に入るのはどんなメールですか？
専用アドレスやドメインが未登録で、どの顧問先か自動判別できなかったメールです。手動で顧問先に紐付けられ、その際にドメイン（や個別アドレス）を登録すると、以後は自動で振り分けられます。